تعد التقارير الإدارية والفنية وسيلة فعالة للاتصالات الإدارية المكتوبة ، يمكن من خلالها قياس مستوى الأداء والتنبؤ بالمشكلات قبل وقوعها ، وهي أداة فعالة للتواصل بين مختلف مستويات الإدارة وهي العليا والوسطى والإشراقية والتنفيذية ، وتساهم التقارير في تعديل المسار وتحسينه وقياس فجوة الأداء بين الواقع والطموح ، ولهذا تعد دقتها وجودة كتابتها وإعدادها من المهارات الأساسية اللازمة لكافة العاملين بالمنظمة لأن هذه المهارات تجعل منها أداة فعالة ذات كفاءة عالية في القياس والتقويم . ويعتمد التنظيم الاداري في تنفيذ الأعباء الملقاة عليه إلى حد كبير على حجم وقيمة الحقائق والبيانات التي يستطيع التنظيم تجميعها والحصول عليها من البيئة المحيطة به وعلى قدرته في توصيل هذه البيانات والمعلومات الى جميع المراكز المسئولة في الوقت المناسب، وبما يضمن اتخاذ قرارات سليمة.